Telefongebühren als pauschale Betriebsausgaben

Von Beiträgen zur Gewerkschaft bis zur Pendlerpauschale und Fachliteratur: All dies fällt unter den Begriff Betriebsausgaben. Darunter sind sämtliche Ausgaben zu verstehen, die in Verbindung mit der beruflichen Tätigkeit stehen.

Unterschiedliche Arten von Betriebsausgaben

Jedem Arbeitnehmer steht eine Betriebsausgabenpauschale in Höhe von jährlich 132 Euro zu, die bereits bei der monatlichen Gehaltsabrechnung berücksichtigt wird. Für bestimmte Berufsgruppen, wie beispielsweise Journalisten oder Handelsvertreter, existieren höhere Betriebsausgabenpauschalen. Darüber hinaus können alle Arbeitnehmer aber auch Ausgaben, die durch die Ausübung des Berufs entstehen und nicht von den Arbeitgebern erstattet werden, als Betriebsausgaben steuerlich absetzen. Das können beispielsweise Gewerkschaftsbeiträge oder die Pendlerpauschale ebenso wie Fachbücher oder der eigene Computer beziehungsweise das Telefon sein, wenn man die Geräte auch für berufliche Zwecke benötigt. Einige Betriebsausgaben können zusätzlich zur Pauschale geltend gemacht werden, während andere mit der Pauschale verrechnet werden.

Zusätzliche Betriebsausgaben zur Betriebsausgabenpauschale

• Pendler-Pauschale
• Beiträge für Gewerkschaften
• Zuwendungen zu Berufsverbänden und Interessensvertretungen
• Selbst entrichtete Sozialversicherungsbeiträge
• Nachträglich bezahlte Pflichtbeiträge bei einer geringfügigen Beschäftigung
• Pflichtbeiträge für mitversicherte Familienmitglieder
• Seit 2021: Homeoffice-Pauschale (ab 2025 als Telearbeits-Pauschale bezeichnet)
• Aufwendungen für ergonomische Büromöbel

Betriebsausgaben, die auf den Pauschalbetrag angerechnet werden:

• Arbeitskleidung/Berufskleidung
• Digitale Arbeitsmittel (z.B. Rechner, Internetkosten, Telefon und Telefongebühren)
• Sonstige Arbeitsmittel (z.B. Bürobedarf und Werkzeuge)
• Kosten für Aus-, Fort- und Weiterbildung sowie Umschulungen
• Beruflich bedingte doppelte Haushaltsführung und Heimfahrten zur Familie
• Fachbücher
• Berufliche Fahrt- und Reisekosten (Tages-, Übernachtungsgelder), sofern diese nicht vom Arbeitgeber erstattet werden
• Betriebsratsumlage
• Beruflich veranlasste Umzugskosten

Wer seinen privat erworbenen Computer und das Internet, das auch für berufliche Tätigkeiten benötigt wird, steuerlich absetzen möchte, muss einen privaten Nutzungsanteil ausweisen. Dieser beträgt mindestens 40 %, es sei denn, man kann glaubhaft nachweisen, dass der Computer oder das Internet häufiger oder ausschließlich beruflich genutzt wird.

Zudem können Geräte, deren Anschaffungskosten mehr als 1.000 Euro (bis 2022: 800 Euro) betrugen, nicht im vollen Umfang sofort abgesetzt werden, sondern verteilt über die Nutzungsdauer. Bei einem Computer beträgt die übliche Nutzungsdauer drei Jahre. Wurde der Computer erst im zweiten Halbjahr erworben, so dürfen Sie im ersten und im letzten Jahr lediglich die Hälfte der Kosten geltend machen.

Konkret könnte das folgendermaßen aussehen:

Nehmen wir an, Sie erwerben am 5. Juli einen Rechner. Die Kosten belaufen sich auf 1.500 Euro. Der Privatanteil von 40 % beträgt 600 Euro. Für den beruflichen Teil verbleiben 60 %, was 900 Euro entspricht. Da die Gesamtkosten 1.000 Euro übersteigen, muss der berufliche Anteil von 900 Euro über die Nutzungsdauer verteilt werden. Es wird von einer Nutzungsdauer von drei Jahren ausgegangen. Verteilt auf diese drei Jahre sind das jeweils 300 Euro, beziehungsweise in diesem Fall, da der Computer erst in der zweiten Jahreshälfte gekauft wurde, 150 Euro im ersten und im vierten Jahr. In Ihrer Arbeitnehmerveranlagung können Sie die folgenden Beträge als Betriebsausgaben geltend machen:

Unser Steuertipp zum Homeoffice bzw. zur Telearbeit

Bis zum Jahr 2024 existiert das Homeoffice-Pauschale, das ab 2025 in Telearbeits-Pauschale umbenannt wird. Die Bestimmungen bleiben jedoch unverändert. Dieses Pauschale steht Ihnen als Betriebsausgabe zu, sofern Sie für Ihr Homeoffice bzw. Ihre Telearbeit keine steuerfreien Kostenersätze erhalten. In diesem Fall wird Ihnen automatisch das Pauschale in Höhe von 3 Euro pro Tag für maximal 100 Tage bei der Arbeitnehmerveranlagung anerkannt - also ein Höchstbetrag von 300 Euro jährlich. Damit sind auch die Aufwendungen für die digitalen Arbeitsmittel abgegolten.

Übersteigen Ihre Aufwendungen für digitale Arbeitsmittel das Homeoffice- bzw. Telearbeits-Pauschale oder die erhaltenen Kostenersätze? Dann haben Sie die Möglichkeit, den Gesamtbetrag geltend zu machen. Der übersteigende Betrag wird Ihnen zusätzlich unter Anrechnung auf die Betriebsausgabenpauschale anerkannt.